„Nur wenn der Einkäufer die Incoterms^® beherrscht und richtig anwendet, hat er in der weltweiten Beschaffung Erfolg“

Thyssenkrupp baut schlüsselfertige Zementwerke, Raffinerien und Düngemittelanlagen auf allen Kontinenten.
Welche Aufgabe übernehmen Sie dabei?

Gegenwärtig bin ich als Head of Team Calculations innerhalb der Logistik beheimatet und kalkuliere für den Vertrieb die Budgets für Logistikdienstleistungen auf der Basis von technischen Mengengerüsten. Ich beschäftige mich mit der Routenfindung, mit Frachtkalkulationen und auch Frachtverhandlungen, für die die Incoterms relevant sind. Wir bewegen für unsere Anlagen zum Beispiel komplett montierte Getriebe mit einem Gewicht von 150 Tonnen und arbeiten im Anlagenbau in der Regel mit verschiedenen Lieferanten. Die Auswahl der Dienstleister aus der ganzen Welt ist eine Herausforderung. Wir sprechen hier schließlich nicht von hohen Stückzahlen der Serienwelt im Tausenderbereich, sondern vielleicht von zwei, drei Teilen. Es ist alles maßgefertigt, denn man baut natürlich nicht zehn Zementwerke auf Lager, sondern passt sie auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden an.

Wie unterstützen die Incoterms Sie in Ihrer Arbeit?

Ich schätze an diesen Regeln vor allem, dass sie den internationalen Transport und Handel standardisieren und damit stark vereinfachen. Sie sind weltweit bekannt und bilden eine gemeinsame Basis, auf die man sich berufen kann. Die richtige Anwendung dieser Regeln ist natürlich unerlässlich. Wenn ich beispielsweise auf die Seite der Beschaffung durch die Lieferanten sowie beim Vertrieb auf die Kundenseite schaue: Da spielen die Incoterms eine entscheidende Rolle, wenn man Angebote vergleicht. Bei der Beschaffung aus anderen Ländern ist es gerade wichtig, dass man die Incoterms richtig auswählt und damit vergleichbare Angebote hat. Ansonsten wählt man die falschen Lieferanten aus, da man gegebenenfalls Äpfel mit Birnen vergleicht. Ein extremes Beispiel ist es etwa, wenn man das Angebot laut Klausel „frei Frachtführer“ (Free Carrier, FCA) eines chinesischen Lieferanten irgendwo im Hinterland von China mit dem Angebot „frei an Bord“ (Free on Board, FOB) ab Schanghai vergleicht.

Deswegen gewinnt der Einkaufsleiter eine immer wichtigere Rolle. Auf der Vertriebsseite hingegen muss man dem Kunden die Kostenunterschiede zwischen einer Lieferung gemäß Klausel „geliefert benannter Bestimmungsort“ (Delivered At Place, DAP) zur Kundenadresse und einer Lieferung gemäß „geliefert Zoll bezahlt“ (Delivered Duty Paid, DDP) zur Kundenadresse erklären können. Häufig konfrontiert einen der Kunde in Verhandlungen ja damit, dass ein Konkurrent bessere Leistungen zu günstigeren Konditionen anbiete. Aber man muss eben auf die Details schauen: Bei einer DDP-Lieferung hat man als Einkäufer natürlich viel mehr Verantwortung und Aufgaben, die man bewältigen muss – und das hat seine Kosten. In einer Verhandlung sollte man solche Punkte faktenbasiert erläutern können und alles transparent halten. Der Kunde sieht dann, ob die vermeintlichen Mehrkosten plausibel sind und ob er den Auftrag erteilt oder nicht.

Warum ist das Wissen über die Incoterms vor allem auf der Vertriebsseite so wichtig?

Die Vertragstexte müssen mit den Incoterms konform gehen. Deshalb ist es wichtig, dass man sie bestens kennt und damit exakt arbeitet, um etwaige Lücken zwischen Einkauf und Verkauf zu schließen. Nur wenn der Einkäufer die Incoterms beherrscht und richtig anwendet, wird er in der globalen Beschaffung einerseits und der Vertriebler mit seinem Verkauf andererseits erfolgreich sein. Ist die Durchgängigkeit von Lieferant bis Kunde auch laut Vertrag gewährleistet, haben wir eine wichtige Weiche für den Unternehmenserfolg gesetzt. Wenn mir die Kollegen aus dem Vertrieb Logistikwünsche von Kunden vorlegen, prüfe ich alle Möglichkeiten. Wenn es beispielsweise heißt, dass Teile, die mehrere Hundert Tonnen wiegen, gemäß DDP-Klausel nach Russland, etwa 7.000 Kilometer östlich von Sankt Petersburg, geliefert werden sollen, dann weiß ich, dass das eine Herausforderung wird. In solch einem Fall schaue ich sehr genau in den Vertrag und versuche, eine Lösung zu finden. Wenn wir Akkreditive haben, sollten deren Bestimmungen auch zu denen im Vertrag passen. Man sollte zum Beispiel nicht die Lieferverantwortung bis zum Hafen des Kunden übernehmen, wenn ein Letter of Credit „frei Frachtführer“ (FOB) verlangt. Solche Punkte können enorme Kosten verursachen!

Wie sind die Incoterms und das Wissen darüber bei Ihnen im Unternehmen verankert?

Bei uns arbeiten etwa 400 Mitarbeiter damit, und sie gehen alle sicher damit um. Es gibt Multiplikatoren unter ihnen, die besonders tief im Thema sind; diese schulen auch neue Kollegen, die ins Unternehmen kommen. Sobald die Incoterms®2020 erscheinen, würden wir gern Schulungen anbieten. Dabei möchten wir auf Unterlagen aufbauen, die direkt von ICC Germany kommen. Dass sie nämlich original von ICC stammen, ist uns wirklich wichtig, denn es gibt auf dem Markt sehr viele Unterlagen auch von Dritten – man hat da keinen Überblick mehr. Wir würden uns wünschen, dass die von ICC herausgegebenen Werke mit einem Qualitätssiegel kenntlich gemacht werden.

Sie haben an der Entwicklung der Incoterms^® 2020 aktiv mitgewirkt. Wie haben Sie diesen Prozess erlebt?

Es war und ist sehr spannend, und es ist natürlich eine tolle Möglichkeit, hierbei eigene Themen aus der Praxis einbringen zu können: Es war mir sehr wichtig zu verdeutlichen, was uns im täglichen Geschäft begegnet. Theoretisch funktioniert die Weltwirtschaft nach sehr klaren Prinzipien, aber in der Praxis stoßen wir doch immer wieder auf sehr individuelle Fragestellungen – schon allein dadurch, dass wir uns an die Gegebenheiten der verschiedensten Länder halten müssen. Ich kann sagen, dass ich in dem Gremium gehört wurde und mit den Veränderungen, die die Incoterms®2020 mit sich bringen werden, sehr zufrieden bin.